یکی از دستاوردهای آموزش وپرورش شهرستان‌های استان تهران در برهه اخیر، استقرار سامانه جدید مکاتبات اداری است، این سامانه قابلیت های متنوعی دارد که در ادامه به بخشی از آن اشاره می کنیم.
سامانه مکاتبات با هدف یکپارچه سازی مکاتبات و دسترسی همه ی افراد مرتبط با مجموعه اداره کل آموزش و پرورش شهرستان های استان تهران به نامه ها و بخشنامه ها طراحی و راه اندازی شده است.
یکی از ویژگی‌های اساسی این سامانه این است که از بالاترین سطح ستادی یعنی اداره کل تا سطح مدارس به صورت یکپارچه به یک سامانه ی مکاتبات اداری متصل شده اند و تمامی مکاتبات شامل بخشنامه ها، نامه ها، اطلاعیه ها را به صورت برخط قابل مشاهده است به گونه ای که نامه ها به محض ثبت و صدور در اداره کل یا در منطقه، توسط مخاطبین قابل مشاهده و دسترسی است. در واقع این مولفه در افزایش سرعت کار به خصوص در روند صدور مجوزها و پیگیری موضوعات مخاطبین بزرگوار بسیار موثراست.

ویژگی دوم قابلیت رویدادنگاری مکاتبات است؛ با توجه به قابلیت رویداد نگاری که در سامانه وجود دارد و هچنین با اتصال قریب به پنج هزار کاربر برخط در این سامانه می توانیم ببینم چه فردی در چه لحظه ای چه اقدامی بر این نامه یا بخشنامه انجام داده است. تمامی اقدامات کاملا ثبت می شود و امکان رسیدگی در مواقعی که خدای نکرده اخلالی در کار وجود داشته را براحتی فراهم می نماید تا مشخص شود این اخلال در چه نقطه ای بوده و چه اتفاقی افتاده است.
همچنین با قابلیت مشاهده لحظه ای و بر اساس ثبت عمل هر یک از کاربران سامانه، زمان مشاهده و ارجاع و اقدامی که روی نامه انجام شده از اداره کل تا سطح مدرسه قابل رصد است.
ویژگی سوم این سامانه صرفه جویی است. تصور کنید این حجم از مکاتبات قرار بود با کاغذ انجام شود، علاوه بر تهیه کاغذ، چاپ و دستگاه های چاپگر، پاکت نامه و نیز هزینه‌های ارسال و مراسلات در میان بود. حال آنکه اینک سامانه مکاتبات جدید هم در بعد نیروی انسانی و هم در بعد صرفه جویی ملزومات اداری بسیار بسیار کمک حال است به گونه ای که تقریبا در ادارات مناطق و نواحی، مدارس و اداره کل مصرف کاغذ برای موضوع مکاتبات به حد چشمگیری کاهش داشته است و از محل این صرفه جویی توانسته ایم برای زیرساخت ها و امکانات مبنایی مدارس بهره‌برداری کنیم.
مکاتبات برخط
تسهیل خدمت رسانی به مردم

منبع